Dicas de desempenho do Outlook
Introdução:
Aqui apresento informações e recomendações sobre o gerenciamento de
e-mails no Outlook.
Definições:
O Outlook é
um software que permite você envie, receba e salve e-mails localmente, além de
possibilitar o gerenciamento do calendário e dos contatos, como amigos e
colegas de negócios.
O Outlook faz
parte do "Office", uma suíte de produtos que combina diversos tipos
de softwares para a criação e manipulação de apresentações, documentos, e-mails
e planilhas.
Normalmente
chamado de "Outlook" nas telas e na ajuda do software. Ele também é
chamado, algumas vezes, de "Office Outlook", e "Microsoft Office
Outlook". Todos esses nomes representam o Outlook.
O Outlook
pode gerenciar não apenas seus e-mails, mas também pode gerenciar informações
de contatos e calendário de forma centralizada em seu computador. Além disso, dependendo
dos recursos disponibilizados pelo serviço de e-mail (IMAP, POP3 ou Exchange)
fornecido pelo provedor/servidor de internet/hospedagem, você poderá gerenciar
informações usando um telefone celular ou Smartphone carregados com sistemas
Android, IOS e Windows Phone, inclusive podendo até sincronizar os itens entre
computadores e dispositivos móveis (celulares, notebooks e tablets) caso
contrate um serviço de e-mail Microsoft Exchange Server.
IMAP e POP3
são protocolos padrão da Internet para e-mail, que permitem utilizar um
programa cliente (Ex. Outlook ou Thunderbird) para acessar, baixar e visualizar
sua caixa de correio.
O protocolo IMAP
permite o acesso de vários clientes à mesma caixa de correio, mantendo as
mensagens e as pastas de e-mail disponíveis no servidor para acesso posterior
via webmail.
O protocolo POP3
transfere as mensagens, geralmente removendo-as do servidor. Deste modo, os
e-mails deixam de estar disponíveis através do webmail ou programa de e-mail
configurado com a mesma caixa de correio em outro computador, expondo o usuário
ao risco de ter seus e-mails duplicados durante a migração do arquivo de dados
entre computadores diferentes.
O Microsoft
Exchange Server é um servidor de comunicações colaborativo projetado para
empresas e que possui pilares baseados em disponibilidade, flexibilidade e
segurança. As licenças para o Exchange podem ser compradas na Microsoft e em
seus revendedores, mas também existe a possibilidade de contratação como
serviço juntamente a provedores de hospedagem na internet (Ex. Microsoft Office
365, Mandic, Locaweb, Rede Host, entre outros).
Licenciamento
O
Outlook não é gratuito, por isso, é necessário comprar licenças de
uso do Microsoft Office Home & Business, Standard, Professional ou Office
365 que inclua o Oulook juntamente a um revendedor de softwares.
Limitações
Apesar de
importância no dia-dia, muitos usuários não se atentam aos cuidados requeridos
pela manutenção e utilização do Outlook e, sem o devido conhecimento acabam não
respeitando as limitações de tamanhos de caixas postais que, apesar de serem
teoricamente suportadas, fazem com que o Outlook apresente alto consumo de
memória/processador, baixo desempenho, corrupção do arquivo de dados onde os
e-mails são salvos, incluindo travamentos no sistema operacional.
Os problemas
de desempenho podem ser causados por uma ou mais limitações litadas abaixo:
- Especificações do computador
insuficientes
- Ausência do Service Pack mais
recente para o Microsoft Office Outlook
- Arquivos de pastas particulares (.PST)
ou arquivos de pasta Offline (.OST) grandes
- Arquivos do Outlook. OST ou. PST que
estão armazenados em uma unidade com desempenho de gravação insuficiente
- Complementos de terceiros
- Aplicativos que acessam dados do
Outlook
- Integração do Microsoft Office
Communicator
- Interação de software antivírus
- Indexação de pesquisas do serviço Windows
Desktop Search
- Fechamento incorreto/incompleto de
arquivos .PST ou .OST ou do Outlook
- Vários RSS (Really Simple
Syndication) feeds
- Modo de Barra de Tarefas Pendentes e
Online com o Exchange Server
- Perfil de mensagens do Outlook
danificado
Certifique-se
de que o computador atenda aos requisitos do sistema para a versão do Office
que você está usando. Para obter mais informações sobre os requisitos de
sistema do Office, consulte os seguintes sites da Microsoft:
Requisitos do
sistema para o Office 2010
Requisitos do
sistema para o Office 2013 e o Office 365
Se o
computador atende somente aos requisitos mínimos do sistema, você não terá
acesso ao desempenho ótimo do Office 2010.
Se você tiver
um arquivo .PST ou .OST grande, é possível enfrentar pausas no aplicativo
enquanto realiza operações típicas no Outlook. Essas operações típicas incluem
ler e responder mensagens de e-mail, mover mensagens de e-mail e excluir
mensagens de e-mail.
Quando você
usa o Outlook, as seguintes diretrizes de tamanho dos arquivos de dados (PST e
OST) geralmente se aplicam:
- Até 5 gigabytes (GB): O
tamanho do arquivo deve fornecer uma boa experiência do usuário na maioria
dos hardwares.
- Entre 5 e 10 GB: O
tamanho do arquivo normalmente depende do hardware. Portanto, se você
tiver um disco rígido rápido e muita memória RAM, sua experiência será
melhor. No entanto, unidades de disco rígido lentas, como unidades que são
normalmente encontradas em computadores comuns e portáteis, incluindo unidades
de estado sólido (SSDs) de primeira geração, enfrentam algumas pausas nos
aplicativos em geral.
- Mais de 10 GB: Quando o
arquivo de dados atinge esse tamanho, pausas curtas começam a ocorrer na
maioria do hardware tanto em computadores comuns quanto portáteis.
- Muito grande (25 GB ou maior): Um
arquivo de dados desse tamanho aumenta a frequência das pausas curtas,
especialmente enquanto você estiver baixando novas mensagens de e-mail. No
entanto, é possível usar os grupos de Envio/Recebimento para sincronizar
manualmente seu e-mail.
Com o Outlook
2010, o tamanho máximo de um arquivo .PST é de 50 GB. A partir da respectiva
versão, o tamanho padrão máximo para um arquivo .PST ou .OST Unicode é de
aproximadamente 50 GB.
Prática recomendada
Ressaltamos
as diretrizes iniciais de tamanho de arquivos de dados citadas anteriormente e,
recomendamos a utilização de arquivos de dados com tamanho máximo de 5GB a
10GB.
Também
recomendamos a compactação de arquivos PST e OST para eliminar espaço de itens
excluídos no Outlook conforme orientações descritas no site http://support.microsoft.com/kb/289987/pt-br
OBS: Ao excluir os itens indesejados
de cada pasta, eles são movidos para a pasta Itens excluídos que está no mesmo
arquivo. É necessário excluir os itens da pasta Itens Excluídos para que sejam
permanentemente excluídos e assim, fazer com que o Outlook possa compactar o
arquivo.
O processo de
compactação não remove todo o espaço livre do arquivo. Permanecem 16 KB ou 4
por cento (%) do tamanho do arquivo (antes da compactação), o que for
maior.
Alternativa
Também podemos
utilizar o Mozilla Thunderbird que é um software gratuito similar ao Outlook,
mas que gerencia informações somente de servidores de e-mails IMAP, POP e SMTP,
com exceção do Exchange, pois requer um plugin específico que é pago.
Bibliografia:
